Documenti

Come proteggere i documenti importanti: scansionarli, conservarli, condividerli

Avere una copia di carta d'identità, contratti e referti ti risparmia parecchi guai quando gli originali si perdono. Ecco come farla bene e tenerla dove serve a te, non ad altri.

Aggiornato il 5 ottobre 2026 · 5 min di lettura

Il portafoglio perso, lo zaino rubato in vacanza, la cantina allagata con dentro il raccoglitore dei contratti: con una buona copia dei documenti, i guai che seguono si riducono parecchio. Il rovescio della medaglia è che la copia della tua carta d'identità fa gola anche ad altri. Qui trovi tutte e due le metà: come fare copie utili e come tenerle dove le puoi usare solo tu.

Perché tenere delle copie

Il consiglio ufficiale è semplice. L'Ambasciata d'Italia in Lussemburgo, nella pagina sui documenti di viaggio provvisori, scrive: «Si consiglia di conservare sempre, in un luogo diverso da quello in cui si custodiscono i documenti originali, una fotocopia dei documenti più importanti (ad esempio, passaporto e carta d'identità) per facilitare le procedure di assistenza in caso di furto o smarrimento.» Il National Cyber Security Centre britannico (NCSC), più in generale, consiglia di fare il backup di tutto ciò a cui tieni, in un posto separato e sicuro: un servizio cloud oppure un supporto rimovibile come una chiavetta USB o un disco esterno.

Lo stesso ragionamento vale oltre l'identità: la copia del contratto d'affitto, di un atto o di un referto è spesso proprio quello che ti serve quando l'originale è in un cassetto lontano.

Scansionali bene

Una foto storta sul tavolo di cucina si legge male e si stampa peggio. Sia iPhone sia Android hanno uno scanner di documenti che raddrizza la pagina e salva un PDF.

Su iPhone, con l'app Note

1. Apri l'app «Note» e crea o apri una nota.
2. Tocca il pulsante degli allegati, poi «Scansiona documenti».
3. Inquadra la pagina: iPhone scatta da solo quando riconosce i bordi. Puoi anche scattare a mano, sistemare gli angoli e scegliere «Salva» oppure «Riprova».
4. Scansiona le altre pagine e chiudi. Secondo Apple il documento viene salvato come PDF nella nota.

Su Android, con l'app Google Drive

1. Apri l'app Google Drive e tocca «Fotocamera» in basso a destra.
2. Inquadra il documento: una linea blu mostra il ritaglio. Scatta.
3. Sistema con «Ritaglia e Ruota», «Filtra» o «Pulisci»; tocca «Aggiungi» per un'altra pagina.
4. Conferma, scegli il nome del file, il formato .pdf o .jpg e salva. Il PDF tiene insieme tutte le pagine dello stesso documento.

Della carta d'identità scansiona fronte e retro, e controlla che ogni numero si legga prima di rimettere via l'originale.

Il piano per i tuoi documenti

1. Fai l'elenco. Identità: carta d'identità, passaporto, patente, tessera sanitaria. Casa e soldi: contratti (affitto, lavoro, assicurazioni), atti di proprietà, dichiarazioni dei redditi. Salute: referti, certificati vaccinali, terapie in corso. Accanto a ognuno, scrivi dove sta l'originale.
2. Scansiona ogni documento come visto sopra, un PDF per documento.
3. Dai nomi chiari, senza dati delicati. carta-identita-2026.pdf, contratto-affitto-2025.pdf, analisi-sangue-2026-03.pdf si ritrovano subito. Nel nome del file non mettere codice fiscale, numero del passaporto o una diagnosi. Raggruppa tutto in poche cartelle, per esempio Identità, Casa, Salute, Tasse.
4. Tieni una copia lontana dagli originali. È il consiglio dell'Ambasciata: se ti rubano la borsa con il passaporto, la copia non deve stare nella stessa borsa.
5. Proteggi gli account che li contengono. L'NCSC consiglia un gestore di password, così ogni servizio ha una password diversa, e la verifica in due passaggi sull'account del gestore, così chi scopre la password principale non riesce comunque a entrare. Aggiungiamo noi: attivala anche su email e cloud.
6. Tieni più di una copia. Una scansione salvata in un posto solo è a un incidente dal perdersi. Segui la regola del backup 3-2-1: tre copie, due tipi di supporto, una altrove.

Non mandare la foto dei documenti in chat

Il 29 aprile 2026 il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato un comunicato su alberghi, B&B e affittacamere: non possono conservare copie dei documenti d'identità degli ospiti oltre il tempo necessario alla comunicazione ad «Alloggiati Web». E aggiunge che fotografare i documenti con lo smartphone o farli inviare via WhatsApp «espongono ingiustificatamente gli interessati a rischi concreti, tra cui furti d'identità e accessi illeciti ai dati personali».

Il comunicato riguarda le strutture ricettive. La nostra lettura, non parole del Garante: lo stesso rischio c'è ogni volta che la foto di un tuo documento finisce in una chat, dove può restare per anni sui telefoni di altri. Quando a qualcuno serve davvero una copia, mandala con un link privato che scade, e toglilo quando non serve più. Trovi come fare in come condividere file in privato.

Dove si inserisce LifetimeCloud

LifetimeCloud può essere il posto della copia cifrata, lontana dagli originali:

• Quando carichi dal sito, il contenuto dei file viene cifrato sul tuo dispositivo prima di partire, con AES-256-GCM.
• Attiva la verifica in due passaggi: «Profilo» → «Profilo completo e impostazioni» → «Autenticazione a due fattori» → «Attiva 2FA», poi inquadra il codice QR con un'app di autenticazione e inserisci il codice a 6 cifre. C'è su tutti i piani, gratuito compreso. Non esistono codici di riserva: tienilo presente quando scegli l'app di autenticazione.
• Salva la chiave di recupero quando te la proponiamo, dopo il primo caricamento, oppure più tardi dal riquadro «Chiave di Recupero» nella stessa pagina del profilo. Senza password e senza chiave, nessuno può riaprire i file cifrati. Leggi perché conta la chiave di recupero.
• Per condividere un documento crea un link con scadenza (1, 7 o 30 giorni), un numero massimo di download e, se vuoi, una password da comunicare a parte.
• Per questi file evita il WebDAV, a meno di cifrare prima con il remote «crypt» di rclone: i caricamenti via WebDAV vengono salvati così come arrivano, protetti durante il viaggio da HTTPS ma non cifrati end-to-end.

Il piano gratuito ti dà 1 GB, fino a 50 file da 50 MB l'uno, senza carta. I piani a pagamento si pagano una volta sola, senza abbonamento; i prezzi aggiornati sono nella pagina dei piani.